Проведение процесса выделения документации необходимо совершать для выявления степени важности каждого отдельного документа. Этот процесс осуществляется экспертами, собранными в комиссию приказом главы организации. Что подразумевает под собой приказ о создании экспертной комиссии?
Посредством приказа директором компании назначается круг работников, которые несут ответственность за своевременную подготовку и отправку документов в архив.
Как оформить
В приказе отмечаются все члены комиссии и их непосредственные должности в организации. Какие же сотрудники могут стать участниками ЭК? Конечно, допустить рядового работника к выделению документации не представляется возможным. Этот процесс должны осуществлять только высококвалифицированные члены коллектива, которые имеют представление об особенностях процесса проведения экспертизы, его целях, а также о допустимом времени хранения документов.
Рациональнее включить в состав ЭК сотрудников, которые создают акты на уничтожение бухгалтерской документации и документации других отделов.
Кстати, если организация бюджетная, то особенно важно соблюдать условия и сроки хранения архивов, соблюдения всех бухгалтерских проводок. К примеру тут рассказывается о расшифровке и применение КОСГУ 310 и КОСГУ 340.
Сроки хранения
Каков допустимый период хранения документов? В классификации по временному периоду различают постоянно и временно хранящиеся бумаги. К временно хранящимся относятся долговременные, которые нужно держать в архиве более десяти лет, и кратковременные, надлежащие хранению менее десяти лет. К постоянно хранящимся относятся бумаги, которые несут на себе:
- прикладную значимость,
- историческую ценность,
- бухгалтерские годовые отчёты.
Другими словами, вся отчётность, которая создаётся в течение года, обязательно должна находиться в архиве, пока данная организация осуществляет свою деятельность.
В любом учреждении имеются так называемые личные дела сотрудников, которые относятся к ведомству кадрового отдела. Личные дела необходимо хранить не менее семидесяти пяти лет, пока жив человек, о котором идёт речь.
Почему архивы важны
С какой целью необходимо создавать архив документации? Этот вопрос интересует многих. На сегодняшний день от сотрудников требуется огромное количество всевозможных отчетов, расписок, квитанций и другого рода бумаг. В связи с этим предъявляются достаточно высокие требования к нормам хранения документации, а также к процессу уничтожения малозначимых документов. Отсюда следует вывод, что основной причиной создания архива выступают требования законодательства.
Также следует помнить о том, что существует историческая и практическая важность информации. Имеется в виду, что все документы, содержащие исторически значимые данные либо имеющие определенный практический вес, нужно помещать в архив с целью дальнейшего их использования. Возможно, такие бумаги будут полезны и через сто лет.
Следовательно, документы, после определения их ценности, нужно отправлять в архив для хранения и возможного использования в будущем.
В ситуации, когда процесс выделения бумаг вызывает некие трудности, необходимо обратиться к профессионалам, которые оказывают услуги по утилизации и созданию архивных дел, а также составляют списки учёта документов, осуществляют сортировку накопленной документации, устанавливают её ценность.
